به گزارش روابط عمومی شهرداری بومهن، نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک به شیوه الکترونیکی در شهرداری بومهن نصب و راه اندازی شد.
نرم افزار ارشیو اسناد و مدارک به شیوه الکترونیکی و مکانیزه یکی از موثرترین روش های مدیریت اسناد است، چرا که می توان با دقت بالا آنها را بررسی کرد.
امکان جستجو مدارک در بین انبوهی از مدارک به راحتی و آسانی وجود دارد. از سوی دیگر بسیار ارزان تر است هم کاغذ کمی مصرف می شود و هم اینکه نیازی نیست فضای زیادی را به آرشیو اسناد و مدارک اختصاص داده شود.
با روش بایگانی الکترونیکی دیگر مدیران ترسی از به سرقت رفتن اسناد و مدارک نخواهند داشت چون هم این سیستم دارای امنیت بالایی است و هم اینکه دارای طبقه بندی است و می توان تعیین کرد که چه کسانی به اسناد و مدارک محرمانه دسترسی پیدا کنند حتی می توان یک پوشه یا یک پرونده را به افرادی که می خواهیم بصورت الکترونیک و برای مدت محدود قرض دهیم.
ذخیره کردن اسناد به صورت الکترونیکی دارای مزیت های زیادی است و یکی از مزیت های آن بحث امنیت اسناد است، چرا که سازمان ها و شرکت ها می خواهند از اسناد خود محافظت کنند.
با این روش الکترونیکی می توان به راحتی به محتوای بایگانی دسترسی داشت و جستجو کرد. کارکنان هم می توانند اسناد را سریع پیدا کرده و آنها را به اشتراک گذاشته و تایید کنند.
دیجیتالی کردن اسناد با اسکن کردن هم انجام می شود و این کار با سرعت و دقت بالا صورت می گیرد. روش آرشیو اسناد، محیطی ایمن برای مدارک می باشد.
این روش صرفه جویی در مکان و پول و آرامش مدیران را به ارمغان می آورد. بازیابی اطلاعات را آسان و به امور جاری سرعت می بخشد.
